Trots den senaste tidens ökning av distansarbete och hemarbete finns det fortfarande tillfällen då det är nödvändigt att träffas ansikte mot ansikte. Med allas scheman som blir alltmer hektiska är det dock inte alltid möjligt att samordna en tid då alla kan vara på samma plats vid samma tidpunkt. Det är där digitala möten kommer in i bilden! Videomöten och videokonferenser gör det möjligt att ha ett personligt möte utan att behöva lämna kontoret (eller hemmet).
Även om videomöten och videokonferenser är bekväma och effektiva finns det några saker du bör tänka på för att se till att mötet blir lyckat. Här är fyra tips för ett lyckat videomöte eller videokonferens.
1. Testa utrustningen i förväg
Inget är mer frustrerande än att försöka leda ett videomöte eller en videokonferens och sedan få tekniska problem. Testa kameran, mikrofonen och internetanslutningen före mötet för att se till att allt fungerar som det ska. Du vill inte slösa bort värdefull mötestid på att lösa tekniska problem!
2. Se till att det finns minimalt med bakgrundsbrus
Om du håller ditt videomöte eller din videokonferens i ett gemensamt utrymme, se till att minimera bakgrundsbrus som kan vara störande. Detta innebär att du måste stänga av alla telefoner eller bärbara datorer som kan finnas i närheten av dig, stänga dörrar och fönster för att undvika buller utifrån och informera eventuella rumskamrater eller familjemedlemmar om att du kommer att ringa ett samtal så att de inte gör för mycket oväsen. Tro mig, det sista du vill är att dina kollegor eller kunder ska höra någon i bakgrunden som skriker något olämpligt!
3. Klä dig lämpligt
Bara för att du inte går in på ett kontor betyder det inte att du kan dyka upp till ditt videomöte eller din videokonferens i pyjamas! Om du klär dig professionellt kommer du att känna dig säkrare och mer välklädd under mötet. Dessutom är det alltid bättre att vara för klädd än att vara för avslappnad – du kan alltid ta av dig en jacka om du blir för varm, men det är svårt att lägga till kläder om du inte hade tillräckligt med kläder på dig från början!
4. Var uppmärksam på ditt kroppsspråk
Ditt kroppsspråk säger mycket om hur engagerad du är i ett samtal, även om ni bara har ett videosamtal! Se till att sitta rakt upp, håll ögonkontakt med kameran (inte skärmen) och använd handgester när det är lämpligt. Undvik att röra på dig, leka med håret eller titta runt i rummet – dessa saker får dig att verka distraherad och ointresserad.
Slutsats
Genom att följa dessa fyra tips kan du se till att ditt nästa videomöte eller videokonferens går smidigt! Videomöten och videokonferenser blir alltmer populära i takt med att tekniken förbättras och scheman blir mer hektiska – så det är viktigt att du vet hur du får dem att fungera för dig. Ha de här tipsen i åtanke nästa gång du planerar ett videomöte eller en videokonferens så kommer du garanterat att imponera på dina kollegor eller kunder!