I en evidensbaserad rekryteringsprocess fungerar den avslutande valideringen av en kandidats tidigare arbetsprestationer som ett kritiskt riskminimerande verktyg. Efter att arbetsintervjuer och psykometriska tester har genomförts återstår behovet av att verifiera de framkomna uppgifterna mot en extern och oberoende källa. Att genomföra en systematisk referenstagning ger rekryteraren möjlighet att stämma av kandidatens självskattning mot den faktiska leveransen i en tidigare professionell kontext. Genom att undersöka specifika beteenden, samarbetsförmåga och ledarskap i skarpa arbetssituationer skapas en mer komplett bild av individens reella kompetens. Det primära syftet är inte att söka efter diskvalificerande brister, utan snarare att identifiera hur organisationen bäst kan integrera och leda den nya medarbetaren för att uppnå optimal produktivitet från första anställningsdagen.
Strukturerade intervjutekniker och objektivitet
För att säkerställa hög validitet och reliabilitet i informationsinhämtningen krävs en förutbestämd och strukturerad intervjumall. Om samtalet tillåts bli för ostrukturerat ökar risken markant för att intervjuarens egna fördomar och referenspersonens subjektiva åsikter färgar bedömningen. En kompetensbaserad referenstagning bygger uteslutande på att ställa öppna frågor formulerade kring konkreta situationer och uppgifter. Genom att be referenterna ge specifika exempel på hur kandidaten har hanterat stressiga projekt, konflikter eller snabba förändringar framträder ett beteendemönster som med stor sannolikhet kommer att upprepas i den nya rollen. Denna metodik minskar utrymmet för vaga generaliseringar och tvingar fram mätbara och sakliga svar.
Urval av relevanta källor och tidsaspekten
Kvaliteten på de insamlade uppgifterna är direkt avhängig av vilka personer som väljs ut som uppgiftslämnare. En optimal referensgrupp bör bestå av individer som har haft olika professionella relationer till kandidaten under de senaste åren. Tidigare närmaste chefer ger ofta den mest stringenta bilden av måluppfyllelse och strategisk förmåga, medan kollegor eller underställda medarbetare kan bidra med oumbärlig insikt gällande samarbetsdynamik och vardagligt agerande. När man schemalägger sin referenstagning bör detta moment alltid placeras i slutskedet av urvalsprocessen. Att kontakta tidigare arbetsgivare för tidigt kan äventyra kandidatens nuvarande anställning i onödan om personen i slutändan inte erbjuds tjänsten.
Juridiska ramverk och informationssäkerhet
All hantering av omdömen och arbetsrelaterad historik utgör en form av personuppgiftsbehandling och faller därmed under rådande dataskyddslagstiftning. Arbetsgivaren måste inhämta ett uttryckligt godkännande från kandidaten innan någon form av kontakt initieras med tredje part. Dessutom måste referenspersonerna själva informeras om hur deras utsagor kommer att dokumenteras och lagras i företagets system.
Ett standardiserat frågebatteri minimerar risken för diskriminering genom att exakt samma parametrar utvärderas för samtliga slutkandidater.
Den information som framkommer under en formell referenstagning ska enbart användas som ett komplement till den övergripande bedömningen och får inte ligga till grund för beslut rörande faktorer som saknar relevans för tjänstens utförande. Efter att anställningsavtalet är undertecknat dikterar regelverket att dessa anteckningar ska raderas ur systemen enligt fastställda gallringsrutiner. Ett stringent och juridiskt korrekt förfarande garanterar därmed att både verksamhetens krav på kvalitet och individens rätt till integritet respekteras till fullo.